OGÓLNE WARUNKI WYPOŻYCZEŃ DZIAŁU ZBIORÓW NUTOWYCH PWM (w skrócie DZN) oraz REGULAMIN WYPOŻYCZEŃ UTWORÓW SCENICZNYCH
Wersja wprowadzona Zarządzeniem
Dyrektora Polskiego Wydawnictwa Muzycznego
nr 40/2017 z dnia 5 października 2017 roku.
I. INFORMACJE OGÓLNE
1. Dział Zbiorów Nutowych realizuje zamówienia wyłącznie instytucji, tj. podmiotów posiadających osobowość prawną lub prowadzących działalność gospodarczą.
2. Przedmiotem zamówienia są materiały nutowe takie jak: partytura, wyciąg fortepianowy, głosy orkiestrowe, głosy chórowe, głosy solowe i libretta do utworów z katalogu PWM, ze zbiorów własnych DZN oraz z katalogów wydawców zagranicznych współpracujących z PWM.
II. SKŁADANIE ZAMÓWIEŃ
1. Zamówienia powinny być składane na oficjalnym formularzu zamówień Działu Zbiorów Nutowych, dostępnym na stronie www.pwm.com.pl lub online za pośrednictwem platformy Zinfonia (www.zinfonia.com).
2. Wypełniony formularz, opatrzony pieczęcią instytucji zamawiającej i podpisami osób uprawnionych do jej reprezentacji, można dostarczyć za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wypozyczenia@pwm.com.pl w formacie PDF, faksem na numer +48 22 826 97 80, osobiście lub listownie na adres: Polskie Wydawnictwo Muzyczne – Oddział w Warszawie Dział Zbiorów Nutowych, ul. Fredry 8, 00-097 Warszawa.
3. Złożenie zamówienia jest traktowane jak zawarcie umowy z PWM. Składając zamówienie, Zamawiający oświadcza, że zapoznał się i akceptuje Ogólne warunki wypożyczeń Działu Zbiorów Nutowych PWM w całości bez uwag.
4. W przypadku, gdy transakcja wymaga zawarcia dodatkowej umowy precyzującej zakres wypożyczenia (np. przy wypożyczeniach do nagrań, wykonań w ramach konkursów, festiwali, zamówieniach złożonych online itp.), możliwe jest podpisanie odrębnej umowy. Postanowienia umowy są wówczas nadrzędne w stosunku do treści zamówienia.
III. REALIZACJA ZAMÓWIEŃ
1. Dział Zbiorów Nutowych drogą elektroniczną potwierdza wpłynięcie zamówienia, informując Zamawiającego o przyjęciu zamówienia do realizacji lub o braku możliwości jego realizacji. DZN ma prawo odmówić realizacji złożonego zamówienia m.in. z powodu zbyt krótkiego terminu realizacji, niemożności ustalenia wydawcy lub podmiotu uprawnionego z tytułu autorskich praw majątkowych, odmowy realizacji przez wydawcę zamówionego utworu lub innych obiektywnych trudności. Z tego tytułu Zamawiającemu nie przysługują roszczenia odszkodowawcze, utracone korzyści, czego Zamawiający ma świadomość.
2. Termin realizacji jest zgodny z terminem podanym na zamówieniu („Data dostarczenia materiałów”), jednak nie może być krótszy niż 5 dni roboczych dla materiałów krajowych i 21 dni roboczych (z uwagi na godziny pracy Oddziału sobota nie jest dniem roboczym) dla materiałów sprowadzanych od wydawców zagranicznych. W przypadkach wymagających podpisania umowy regulującej szczegółowe warunki wypożyczenia realizacja zamówienia może nastąpić nie wcześniej niż po podpisaniu umowy. W szczególnych przypadkach warunkiem realizacji może być uregulowanie płatności przez Zamawiającego. DZN w sytuacjach, których nie mógł przewidzieć w dacie zamówienia lub zawarcia umowy będzie informował o terminach dostawy zamówienia.
3. DZN nie może zagwarantować realizacji zamówienia, w którym termin dostarczenia materiałów jest krótszy niż 5 dni roboczych w przypadku materiałów krajowych i 21 dni roboczych w przypadku materiałów sprowadzanych od wydawców zagranicznych. Sprowadzenie materiałów od wydawców zagranicznych zależy zarówno od możliwości wydawcy, jak i warunków przesyłki. W takich przypadkach PWM, nie ponosi odpowiedzialności za wydawców w związku z przekroczeniem terminu jw., czego Zmawiający ma świadomość.
4. Zamówienia pilne na materiały krajowe, czyli złożone na mniej niż 5 dni roboczych przed wskazaną w zamówieniu datą dostarczenia materiałów wykonawczych, podlegają dodatkowej opłacie. Dotyczy to także wypożyczeń do wglądu. Zamówienia pilne na materiały wydawców zagranicznych, czyli złożone na mniej niż 21 dni roboczych przed oczekiwaną datą dostarczenia, mogą być również obciążone dodatkową opłatą, w zależności od decyzji wydawcy. Fakt zamówienia pilnego nie oznacza, że PWM ma obowiązek bezwarunkowo zrealizować przedmiotowe zamówienie. Zamówienie pilne oznacza ryzyko niedostarczenia zamówienia w terminach jw., czego Zamawiający ma świadomość.
5. DZN zastrzega sobie czas na przygotowanie materiałów do nowych utworów koncertowych, oratoryjno-kantatowych, scenicznych oraz materiałów oznaczonych w katalogu wypożyczeniowym PWM jako „materiały na życzenie” (mnż), odpowiednio do 3, 6 lub 12 miesięcy przed datą planowanego prawykonania lub wykonania. Realizacja zamówienia złożonego w krótszym terminie jest możliwa po uzgodnieniu z DZN, jednakże może to spowodować podniesienie opłaty za wypożyczenie, ze względu na koszt ekspresowej realizacji.
IV. WARUNKI FORMALNE UŻYCIA MATERIAŁÓW WYKONAWCZYCH
1. Wypożyczany materiał pozostaje własnością PWM lub reprezentowanego przez PWM wydawcy.
2. Zamawiający jest uprawniony do użycia materiałów wykonawczych wyłącznie w sposób określony w złożonym zamówieniu lub zawartej umowie.
3. Zamawiający jest zobowiązany do pisemnego potwierdzenia sposobu wykorzystania materiałów nutowych oraz, jeśli umowa przewidywała zgodę na utrwalenia, do potwierdzenia, w jaki sposób wykorzystano wykonania i utrwalenia. Potwierdzenie polega na wypełnieniu formularza „Potwierdzenie wykonań” dołączanego do wypożyczanych materiałów, który należy odesłać do DZN za pomocą poczty elektronicznej na adres wypozyczenia@pwm.com.pl lub faksem na numer +48 22 826 97 80, nie później niż w określonym przez DZN dniu zwrotu materiałów.
4. Użycie materiałów do wykonań oraz utrwaleń tych wykonań, w całości lub części, do celów innych niż określone w umowie bądź w złożonym zamówieniu jest istotnym naruszeniem warunków wypożyczenia oraz umowy zawartej z PWM. Z tego tytułu PWM na prawo naliczyć dodatkowe opłaty.
5. Zamawiający, który bez porozumienia z DZN udzieli stronie trzeciej zgody na utrwalenie wykonania dokonanego na podstawie wypożyczonych materiałów lub też przekaże stronie trzeciej materiały wykonawcze czy też utrwalenia wykonań, których sam dokonał na podstawie wypożyczonych materiałów, zostanie obciążony dodatkowymi kosztami z tytułu rozszerzenia zakresu wykorzystania materiałów. Odpowiedzialność Zamawiającego jest na zasadzie ryzyka.
V. INFORMACJE DOTYCZĄCE OBOWIĄZKÓW WYNIKAJĄCYCH Z USTAWY O PRAWACH AUTORSKICH I PRAWACH POKREWNYCH
1. Uiszczenie opłaty wypożyczeniowej za udostępnienie materiałów wykonawczych do wykonania utworów chronionych autorskimi prawami majątkowymi oraz dalszego wykorzystywania takich wykonań lub ich utrwaleń nie zwalnia z obowiązku uiszczenia osobnego wynagrodzenia z tytułu eksploatacji utworu na rzecz podmiotu uprawnionego, na co Zamawiający wyraża zgodę.
2. Utwory chronione, w myśl obowiązującej Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, powinny być wykonywane w całości, zgodnie z partyturą, bez żadnych zmian w zakresie tekstu nutowego oraz słownego (o ile taki występuje w utworze), instrumentacji lub jakichkolwiek innych aranżacji lub opracowań, chyba że właściwy podmiot uprawniony wyrazi na to zgodę. Uzyskanie takiej zgody jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem wydawcy utworu w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Wykorzystanie chronionego utworu koncertowego do wykonania scenicznego oraz chronionego utworu scenicznego do wykonania koncertowego jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu zgody podmiotu uprawnionego, czego Zamawiający ma świadomość. W przypadku utworów, których materiały zostały wypożyczone za pośrednictwem Działu Zbiorów Nutowych, zgodę należy uzyskać za pośrednictwem DZN.
4. Utrwalenia audiowizualne utworów chronionych stanowią przedmiot licencji. Dokonanie i rozpowszechnianie utrwalenia AV wykonania utworu chronionego jest możliwe wyłącznie po potwierdzeniu praw i ustaleniu warunków licencji przez wydawcę. O ile podmiot uprawniony z tytułu autorskich praw majątkowych nie zdecyduje inaczej, licencja na użycie audiowizualnych utrwaleń wykonań dokonanych z materiałów wypożyczonych z Działu Zbiorów Nutowych udzielana jest za pośrednictwem DZN.
VI. PRZESYŁKI, ZAGUBIENIE LUB ZNISZCZENIE MATERIAŁU
1. Zamawiający jest zobowiązany do sprawdzenia otrzymanego materiału wraz z dostarczoną specyfikacją (ilość i rodzaj materiałów) zaraz po ich otrzymaniu. Zamawiający jest również zobowiązany do powiadomienia DZN o wszelkich brakach i defektach w terminie 5 dni roboczych od daty doręczenia materiałów. Późniejsze skargi nie będą rozpatrywane. Informacja o brakach i defektach musi zawierać szczegółowy opis, tak by możliwa była ich identyfikacja przez PWM. Brak zawiadomienia uznawany jest za dostarczenie materiału zgodnie z ustaleniami bez wad fizycznych lub prawnych.
2. Na terenie Polski materiały są wysyłane na wskazany adres na koszt DZN. Zwrot materiałów do DZN odbywa się na koszt i ryzyko Zamawiającego. Koszt wszelkich przesyłek zagranicznych (od i do dostawcy/odbiorcy zagranicznego) oraz ewentualnych opłat celnych pokrywa Zamawiający. Koszty dostawy ekspresowej zawsze pokrywa Zamawiający, również Zamawiający ponosi ryzyko takiej dostawy.
3. Zamawiający jest odpowiedzialny i ponosi ryzyko za ewentualne zniszczenie bądź utracenie wypożyczonych materiałów wykonawczych przez cały okres wypożyczenia, tj. od dnia ich otrzymania do dnia ich dostarczenia do DZN.
4. Zwracane materiały wykonawcze powinny być starannie zapakowane, kompletne i w niezmienionym stanie. Materiały powinny być doręczone do DZN w terminie określonym na specyfikacji dostarczanej wraz z materiałem, chyba że wcześniej zostanie uzgodniony z Działem Zbiorów Nutowych inny termin zwrotu w formie pisemnej. Nieterminowy zwrot materiałów podlega dodatkowej opłacie za dłuższy niż umówiony czas wypożyczenia. Wysokość tej opłaty wynosi 15% wartości zamówienia za każdy rozpoczęty okres 15 dni kalendarzowych dodatkowego wypożyczenia dla materiałów krajowych. W przypadku materiałów od wydawców zagranicznych stawki ustala wydawca. Zwrot niekompletnych materiałów wykonawczych będzie traktowany jak przedłużenie wypożyczenia. W takim przypadku opłaty będą naliczane do czasu zwrotu kompletu materiałów lub wystawienia faktury za zgłoszone braki.
5. Zamawiający pokryje wszelkie koszty odtworzenia materiałów wykonawczych zagubionych lub zniszczonych w okresie wypożyczenia. Opłata za zgubienie i zniszczenie wypożyczonych materiałów jest ostateczna i nie podlega zwrotowi.
6. Znaki wykonawcze mogą być nanoszone na materiały wykonawcze wyłącznie czarnym miękkim ołówkiem w sposób umożliwiający ich łatwe usunięcie bez pozostawienia śladów. Pozostawienie nieusuwalnych znaków na materiałach będzie traktowane jak ich zniszczenie.
7. Materiały wykonawcze nie mogą być kopiowane i powielane w całości ani w części.
VII. OPŁATY ZA WYPOŻYCZENIE MATERIAŁÓW WYKONAWCZYCH
1. Wypożyczenia podlegają opłacie w zależności od zakresu wykorzystania materiałów wykonawczych. Odrębnej opłacie podlega wykorzystanie materiałów do wykonania/wykonań koncertowego/ych, do utrwalenia wykonania, transmisji radiowej, telewizyjnej, internetowej i in. Rozliczenia następują na podstawie faktury wystawionej przez PWM zgodnie z obowiązującymi przepisami i. Za datę wykonania usługi przyjmuje się datę wysłania zamówionych materiałów do Zamawiającego, o ile w konkretnym przypadku nie ustalono inaczej.
2. Materiały wykonawcze PWM mogą zostać wypożyczone na 90 dni przed planowanym wykonaniem bez dodatkowych opłat. Decydująca jest data wysyłki materiałów z DZN. Wcześniejsze wypożyczenie podlega dodatkowej opłacie. W przypadku materiałów od wydawców zagranicznych o okresie wypożyczenia materiałów oraz ewentualnych opłatach za wcześniejsze wypożyczenie każdorazowo decyduje wydawca.
3. Zamówienia anulowane oraz wypożyczenia materiałów w sytuacji odwołanego koncertu także podlegają opłacie. W przypadku materiałów krajowych opłata wynosi 10% wartości zamówienia, ale nie mniej niż 50 złotych plus VAT, o ile zamówienie anulowano przed wysłaniem materiałów, oraz 50% wartości zamówienia, ale nie mniej niż 100 złotych plus VAT, w przypadku anulowania zamówienia po wysłaniu materiałów przez DZN do Zamawiającego. W przypadku materiałów zagranicznych wysokość stawek ustala wydawca zagraniczny.
4. Za wykorzystanie nieautoryzowanych materiałów wykonawczych bądź niezgłoszenie do DZN wykonania utworu z katalogu wypożyczeniowego PWM pobierana będzie dodatkowa, poza należną z tytułu wykorzystania materiału, opłata wynosząca 50% wysokości podstawowej opłaty za wypożyczenie materiału.
5. Wykonawcom nieprofesjonalnym, w szczególności orkiestrom szkolnym i studenckim lub zespołom amatorskim, mogą zostać przyznane zniżki za wypożyczenie materiałów wykonawczych.
6. Informacja o kosztach wypożyczenia jest udzielana na życzenie Zamawiającego wyłącznie na piśmie w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania zapytania przez DZN dla materiałów krajowych, w ciągu 10 dni roboczych dla materiałów od wydawców zagranicznych. W szczególnych przypadkach przy wypożyczeniach importowych czas ten może ulec wydłużeniu. Wyceny obowiązują przez 60 dni od daty sporządzenia, po tym terminie wysokość stawek może ulec zmianie. Zamawiający jest zobowiązany do wskazania numeru wyceny w składanym zamówieniu, w przeciwnym razie wycena może nie zostać uwzględniona w rozliczeniu kontraktu.
VIII. INNE USTALENIA
1. Informacje o planowanych wykonaniach utworów z katalogu PWM, zawarte w złożonych zamówieniach, są umieszczane na stronie www.pwm.com.pl (zakładka ‘Aktualności – Kalendarium koncertów’).
2. Dodatkowe postanowienia dotyczące wypożyczania materiałów nutowych do wykonań scenicznych zawarte są w Regulaminie wypożyczeń scenicznych.
3. Na wniosek DZN Zamawiający dostarczy dwa podwójne bezpłatne bilety na dowolne wykonanie utworu wymienione w złożonym zamówieniu, na miejsce gwarantujące jak najlepszy odbiór wykonania.
*************************************************************************************
Regulamin wypożyczeń utworów scenicznych
Działu Zbiorów Nutowych PWM
Przedstawione poniżej ustalenia są zasadami ogólnymi. Szczegółowe postanowienia będą ujęte w umowach dotyczących poszczególnych wypożyczeń.
1. Wszystkie wypożyczenia utworów scenicznych wymagają zawarcia z Zamawiającym umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Umowa i stawka na wypożyczenie obejmuje wykonania na scenie macierzystej Zamawiającego lub innej, z góry ustalonej (np. w przypadku teatrów w remoncie lub bez stałej sceny).
3. Opłaty za wykonania gościnne będą pobierane osobno, proporcjonalnie do ceny jednego wykonania, nie mniej niż 15% stawki podstawowej za sezon.
4. Cena wypożyczenia ustalona jest dla kompletu materiałów, nawet jeśli Zamawiający zamówi mniejszą ilość materiałów niż jest w komplecie.
5. Jako komplet materiałów do utworu scenicznego rozumiany jest zestaw obejmujący:
• 2 partytury
• 10 wyciągów fortepianowych (jeśli występują)
• głosy orkiestrowe
• głosy chórów (jeśli występują)
• 1 libretto / taśma (jeśli występuje).
6. Za zamówienia przekraczające komplet materiałów (np. zwiększona ilość wyciągów czy partytur) będzie pobierana dodatkowa opłata w wysokości 10% opłaty podstawowej; w przypadku realizacji zamówień uzupełniających, złożonych po wysłaniu kompletu materiałów, będzie pobierana opłata za dodatkową przesyłkę na co Zamawiający wyraża zgodę. W przypadku, gdy wysyłany materiał waży więcej niż 30 kg, do kwoty umowy, wynikającej z rodzaju wypożyczenia, doliczana będzie dodatkowa opłata za przesyłkę (wg cennika kuriera).
7. Wypożyczenia wszystkich utworów (zarówno chronionych, jak i niechronionych) odbywają się na sezon. Za sezon uznawany jest okres od 1 września do 30 czerwca - 10 miesięcy. Stawki wypożyczeniowe dotyczą maksymalnie 10 wykonań w sezonie. Za dodatkowe wykonania, stosownie do czasu wypożyczenia, naliczona będzie opłata dodatkowa wg stawki: 5% opłaty za sezon za każde dodatkowe wykonanie.
Wypożyczenie na okres krótszy niż sezon będzie kalkulowane proporcjonalnie, wg czasu wypożyczenia oraz zgłoszonej liczby wykonań.
8. Wypożyczenie materiału w jakimkolwiek innym celu niż określony w umowie, w szczególności w celu wykonania fragmentów utworu, rejestracji (CD i DVD), transmisji radiowych, telewizyjnych czy za pośrednictwem sieci Internet, transmisji EBU, udostępnienia w Internecie i synchronizacji, będzie przedmiotem osobnych opłat skalkulowanych według rodzaju wykorzystania materiału.
9. Zwrot materiałów po zakończeniu sezonu powinien nastąpić do 15 lipca; o ile w umowie nie ustalono inaczej.
10. O woli przedłużenia wypożyczenia Zamawiający jest zobowiązany poinformować Wypożyczającego w formie pisemnej pod rygorem nieważności, nie później niż na 5 dni roboczych przed ustalonym terminem zwrotu.
11. W przypadku niedotrzymania przez Zamawiającego terminu zwrotu zostanie pobrana opłata za przetrzymanie materiału w wysokości 10% kwoty podstawowej za każdy rozpoczęty miesiąc (poczynając od terminu zwrotu zawartego w umowie). PWM ma prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wartość 10% na zasadach ogólnych.
12. Opłata za przetrzymanie materiału bez zgłoszenia nie upoważnia do jakiegokolwiek korzystania z materiału. Wszelkie rodzaje wykonań (sceniczne, koncertowe, gościnne, fragmentów, nagrania itp.) z tego materiału będą kalkulowane oddzielnie przez PWM, na co Zamawiający wyraża zgodę.
13. Jeśli Zamawiający zdecyduje się przedłużyć okres wypożyczenia na następny sezon, zostanie przygotowana nowa umowa na wypożyczenie lub umowa na przetrzymanie materiału bez wykonań; za sezon bez wykonań zostanie pobrana opłata, tzw. storage fee, w wysokości 50% stawki wypożyczenia na sezon.
14. W przypadku zgłoszenia zatrzymania materiału na kolejny sezon w terminie do 10 lipca nie będzie pobierana żadna stawka za okres od 1 lipca do 31 sierpnia. Jednakże jeśli w tym czasie będą odbywały się przedstawienia na scenie Zamawiającego, za każdy miesiąc, w którym będą przedstawienia, zostanie naliczona opłata wypożyczeniowa w wysokości 10% stawki za cały sezon. Zgłoszenie następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
15. Utwory koncertowe lub ich fragmenty użyte do stworzenia spektakli scenicznych będą fakturowane wg założeń cennika koncertowego, zatem według liczby wykonań i czasu trwania wykorzystanego utworu. W przypadku repertuaru chronionego konieczne jest wcześniejsze pozyskanie zgody twórcy lub współtwórców (osób autorsko uprawnionych) na takie wykorzystanie utworu.
