2016-05-06

Polskie Wydawnictwo Muzyczne zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Agencji Pośrednictwa Nieruchomości
do komercjalizacji wolnej powierzchni biurowej w budynku Polskiego Wydawnictwa Muzycznego w Warszawie przy ul. Fredry 8.

Termin składania ofert: 20.05.2016

I. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Agencji Pośrednictwa Nieruchomości do komercjalizacji wolnej powierzchni biurowej w budynku Polskiego Wydawnictwa Muzycznego w Warszawie przy ul. Fredry 8.

Obowiązki Agencji Pośrednictwa Nieruchomości:

1. Określenie sposobu reklamy – promocji nieruchomości.

2. Opracowanie Oferty Wynajmu:

a) Określenie sposobów i formy reklamy nieruchomości.

b) Sporządzenie opisu nieruchomości, otoczenia, obróbka graficzna zdjęć.

c) Wykonanie materiałów reklamowych.

d) Publikacja, ogłaszanie nieruchomości.

3. Obsługa klientów popytowych - poszukujących nieruchomości:

a) Poszukiwania Najemcy Nieruchomości z wykorzystaniem swojej najlepszej wiedzy, umiejętności i doświadczenia.

b) Zawiadamiania Zamawiającego niezwłocznie o każdym potencjalnym Najemcy, jak też o ofertowanych przez niego warunkach najmu. 

c) Organizowania spotkania Zamawiającego z Najemcą na życzenie Zamawiającego.

d) Udzielania Zamawiającemu pomocy i konsultacji we wszelkich działaniach dotyczących oddania Nieruchomości w najem.

e) Doradzanie Zamawiającemu w marketingu i reklamie w celu komercjalizacji Nieruchomości.

f) Pomoc i doradztwo przy prezentowaniu Nieruchomości potencjalnym Najemcom.

g) Współpraca z innymi pośrednikami i agencjami w celu zwiększenia efektywności.

h) Udzielanie informacji ustnych, telefonicznych, pisemnych potencjalnym Najemcom.

4. Obsługa Zamawiającego:

Przygotowanie 2- tygodniowych raportów dla Zamawiającego zawierających:

- liczbę odbytych spotkań,

- liczbę najemców zainteresowanych ofertą wynajmu,

- przedstawienie działalności marketingowej zastosowanej w danych tygodniu.

Opis powierzchni przeznaczonej pod wynajem:

Lokalizacja: ul. Fredry 8, 00-097 Warszawa- pokoje biurowe w budynku Wydawnictwa

Charakterystyka: Pomieszczenia biurowe przeznaczone pod wynajem:

Półpiętro: powierzchnia całkowita 141,31 m² – w tym - 5 pomieszczeń biurowych, aneks kuchenny, toaleta, pomieszczenie gospodarcze, komunikacja

II piętro: powierzchnia całkowita 249,5 m² – w tym - 6 pomieszczeń biurowych,1 pomieszczenie przeznaczone na serwerownię, aneks kuchenny, 2 toalety, komunikacja

II. Kryteria oceny ofert:

a) cena - 60%,

b) działania marketingowe (w rozbiciu na baner, stronę www, prasę branżową, koszt baneru ponosi Wykonawca, miejsce usytuowania baneru wybiera Wykonawca. W gestii Wykonawcy jest organizacja całej procedury dotyczącej otrzymania ewentualnego pozwolenia na powieszenie baneru) - 30%,

c) referencje – 10% = 100%

Ad a). Cena – 60% jako % liczony od miesięcznej stawki najmu z założeniem , że umowa zostanie zawarta na 2 lata na 400 m . LC= (% min)/(%b) x 60pkt

Gdzie: LC – oznacza liczbę punktów przyznanych w ofercie za kryterium cena

%min – oznacza ofertę z najniższym procentem od miesięcznej stawki najmu

%b- oznacza procent z oferty badanej

LP ( łączna liczba punktów) za wszystkie kryteria = LDM ( działania marketingowe) +LR (referencje) + LC (cena) – wygrywa oferta z najwyższą liczbą punktów

Przy założeniu, że wyniki będą zaokrąglane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku z uwzględnieniem reguł matematycznych.

Ad b). Działania marketingowe to:

- baner na budynku – 10 % ( 10 punktów) Ocena: min 0 pkt. – max 10 pkt.

-informacje o wynajmie powierzchni na 5 stronach internetowych - 10 % (każda strona to 2% czyli 2pkt Ocena: min 0 pkt. – max 10 pkt. Uwaga! Info więcej niż 5 stronach – 10pkt.

- 2 ogłoszenia w prasie fachowej 10 % ( każde ogłoszenia to 5% czyli 5 pkt) Ocena: min 0 pkt. – max 10 pkt. Uwaga! Więcej niż 2 ogłoszenia w prasie - 10pkt.

Za kryterium „działania marketingowe” Wykonawca można uzyskać max 30 pkt.

Ad c). Referencje - 5 referencji sporządzonych w ciągu 6 ostatnich miesięcy poprzedzających termin składania ofert z zastrzeżeniem, że mają dotyczyć powierzchni biurowych nie mniejszych niż 200 m.kw. (każda dostarczona referencja to 2 % czyli 2 pkt.) Ocena: min 0 pkt. – max 10pkt. Uwaga! Więcej niż 5 referencji odpowiadających wymaganiom Zamawiającego - 10pkt.

Za kryterium „referencje” Wykonawca można uzyskać max 10 pkt.

III. Termin realizacji zamówienia:

- umowa na 6 miesięcy od wyłonienia Agencji Pośrednictwa Nieruchomości.

IV. Warunki płatności: - 30 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury.

V. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:

w sprawach merytorycznych przedmiotu zamówienia: Teres Kozak, teresa_kozak@pwm.com.pl

w sprawach proceduralnych: Małgorzata Karbownik, malgorzata_karbownik@pwm.com.pl

VI. Sposób przygotowania oferty:

Uprzejmie prosimy o złożenie oferty obejmującej realizację przedmiotu zamówienia opisanego w pkt. 1 niniejszego zapytania.

Przesłana oferta powinna zawierać: 

a) Wypełniony formularz oferty – zgodny z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia.

b) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2).

c) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (załącznik nr 3).

d) Aktualny odpis z właściwego rejestru wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert.

e) Kopia posiadanej licencji pośrednika w obrocie nieruchomościami - potwierdzona za zgodność z oryginałem.

f) Kopia posiadanej obowiązkowej polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej - potwierdzona za zgodność z oryginałem.

g) Kopia referencji- sporządzonych w ciągu 6 ostatnich miesięcy poprzedzających termin składania ofert z zastrzeżeniem, że mają dotyczyć powierzchni biurowych nie mniejszych niż 200 m.kw.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia negocjacji doprecyzowujących zakres oferty. VII.

VI. Termin przesłania oferty:

Prosimy o złożenie oferty do siedziby Zamawiającego w terminie do 20.05.2016 r. do godz. 15:00.

Termin obowiązania oferty: 30 dni od dnia upływu terminu składania Oferty.

Zamawiający dopuszcza przesłanie oferty wg wyboru podmiotu składającego ofertę:

- w formie pisemnej na adres siedziby Zamawiającego: al. Krasińskiego 11A, 31-111 Kraków, Sekretariat I, pok.107

- za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sekretariat@pwm.com.pl

- przez kuriera (decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki kurierskiej).

VIII. Informacje dodatkowe:

a) Postępowanie o udzielenie zamówienia nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 2164).

b) Wszelkie spory związane z udzieleniem zamówienia rozstrzyga Zamawiający, który zastrzega sobie prawo unieważnienia prowadzonej procedury bez podania przyczyny.

c) Koszty związane z udziałem w prowadzonej procedurze pokrywa Wykonawca ubiegający się o uzyskanie zamówienia bez względu na wynik prowadzonej procedury.

d) Zamawiający zastrzega sobie prawo zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o uzupełnienie oferty lub udzielenie wyjaśnień.

e) Zamawiający informuje, że na potrzeby przygotowania oferty istnieje możliwość dokonania wizji lokalnej po uprzednim wyrażeniu chęci telefonicznie, elektronicznie bądź pisemnie. Kontakt: teresa_kozak@pwm.com.pl

f) Zamawiający skontaktuje się z wybranym Wykonawcą i poinformuje drogą mailową o wyborze oferty. Ponadto wybór danego Wykonawcy zostanie ogłoszony na stronie www.pwm.com.pl.