2016-05-18

Polskie Wydawnictwo Muzyczne zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia.

I. Przedmiot zamówienia:

Świadczenie usług dla Polskiego Wydawnictwa Muzycznego w Krakowie i/lub Warszawie polegających na przygotowywaniu i dostarczaniu na zamówienie gotowych potraw lub na organizacji przyjęć.

Usługi świadczone będą przede wszystkim w dni robocze, ale możliwe jest również w weekendy.

O terminie i zakresie usługi Zamawiający powiadomi Wykonawcę nie później niż:

• 1 dzień przed wydarzeniem w przypadku usług świadczonych dla 10 – 15 osób

• 5 dni przed wydarzeniem w przypadku usług świadczonych dla max. 50 osób

• 7 dni przed wydarzeniem w przypadku usług świadczonych dla max. 200 osób

Jednorazowe zamówienie może obejmować usługi cateringowe świadczone podczas spotkań organizowanych dla min. 2 osób, a max 350 osób.

a) W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobligowany jest do:

- Przygotowanie posiłków:

• Rodzaj serwowanych posiłków podczas każdego spotkania, wskazany zostanie w oparciu o menu na podstawie jednostkowych zleceń przekazywanych przez Zamawiającego na poszczególne spotkania.

• Każda zmiana w menu wymaga akceptacji Zamawiającego.

• Do przygotowania posiłków winny być użyte produkty spełniające normy jakościowe produktów spożywczych, produkty żywnościowe winny być świeże, potrawy przyrządzane tego samego dnia, co świadczenie usługi, chyba że spotkanie odbywa się w godzinach porannych i Zamawiający wyrazi zgodę na wcześniejsze przygotowanie potraw.

• W przypadku produktów przetworzonych takich jak kawa, herbata, soki itp., winny one posiadać datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż po 5 miesiącach od terminu realizacji danego zlecenia jednostkowego.

• W zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych winny być przestrzegane przepisy ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z2010r. Nr136, poz. 914 z późn. zm.) oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy.

• Wykonawca winien posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności, tj. aktualne zezwolenie na sprzedaż alkoholu, stanowiącego przedmiot niniejszego zamówienia, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.

• Bezwzględnie winny być zachowywane normy na składniki pokarmowe i produkty spożywcze określone przez Instytut Żywienia i Żywności.

• Podczas przygotowywania i dostarczania posiłków winny być zachowane wymogi sanitarno-epidemiologiczne zakresie personelu i warunków produkcji.

• Posiłki winny być przygotowywane na najwyższym poziomie i standardzie, na bazie produktów najwyższej jakości i zgodnie z normami bezpieczeństwa określonymi w systemie HACCP.

• Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli miejsca produkcji pod względem wymogów Sanepidu i procedur HACCP oraz wglądu do dokumentów na etapie realizacji umowy.

- Dostarczenie zamówionych posiłków:

• Zamówione posiłki winny być dowiezione podane w terminie wskazanym przez Zamawiającego w miejsce, w którym będzie odbywało się dane spotkanie, zgodnie z wymaganiami sanitarno-epidemiologicznymi dotyczącymi żywności i żywienia.

• Samochody –chłodnie, przeznaczone do transportu żywności winny posiadać decyzję o dopuszczeniu pojazdu do przewozu artykułów spożywczych oraz kartę kontrolną pojazdu z dokumentacją dotyczącą temperatury i czystości wydaną przez właściwy terenowo dla siedziby Wykonawcy Państwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny.

• Dostarczenie zamówienia winno nastąpić najpóźniej 30 minut przed rozpoczęciem danego spotkania

- Zapewnienie odpowiedniej obsługi:

• Wszystkie osoby uczestniczące w realizacji zamówienia, muszą posiadać książeczki badań do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy w kontakcie z żywnością i częstym kontaktem z ludnością.

• Liczba osób obsługujących dane spotkanie, winna być zapewniona tak, aby świadczenie usługi przebiegało sprawnie i bez zbędnych opóźnień. Zamawiający wskaże minimalną liczbę osób niezbędną do obsługi każdego spotkania w zleceniu.

• Liczba kelnerów winna gwarantować sprawną i szybką obsługę uczestników spotkania (w przypadku bufetu –nie mniej niż jeden kelner na 20 osób, w przypadku kolacji zasiadanej nie mniej niż jeden kelner na jeden stolik, jednak nie mniej niż jeden kelner na 8 osób).

• Ubiór osób obsługujących winien być identyczny dla całego zespołu (odpowiednio dla kobiet i mężczyzn), stosowny do rangi danego spotkania, czysty, schludny i elegancki.

- Zapewnienie odpowiednich stołów oraz wystroju:

• Przygotowania układu stołów w sposób uzgodniony z Zamawiającym.

• Dekoracji żywymi kwiatami; kolorystyka oraz ilość dobrana do wnętrza sal winna zostać zaakceptowana przez Zamawiającego.

• Wykonania dekoracji na stołach (obrusy, kwiaty, serwetki, świece).

• Zamawiający wyklucza użycie kwiatów sztucznych.

• Zamawiający dopuszcza użycie innych niż kwiaty, elementów dekoracyjnych.

- Zapewnienie odpowiedniej zastawy:

• Wykonawca, po zgłoszeniu przez Zamawiającego, winien dostosować odpowiednią zastawę do rangi spotkania poprzez zapewnienie:

- Zastawy stołowej niezbędnej do realizacji imprezy w liczbie adekwatnej do liczby uczestników, rodzaju potraw, rodzaju napojów oraz sposobu serwisu,

- Poprzez zastawę stołową Zamawiający rozumie m.in.: zastawę stołową z materiału wysokiej jakości (takiego jak porcelana, porcelit, kryształ, szkło) bez napisów; użyta zastawa winna być czysta i nieuszkodzona. Sztućce winny być wykonane ze stali nierdzewnej. Niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku (jak np. zastawy z plastiku, tektury i ebonitu, sztućców z plastiku i aluminium, chyba że Zamawiający zaznaczy konieczność podania zastawy jednorazowej),

• Sprzęt gastronomiczny winien być:

- kompletny tj. nieposiadający żadnych oznak zadrapań, uszczerbień, zniszczeń,

- jednolity, tj.: w przypadku porcelany – ten sam kształt, wzór, kolor, zdobienia; pochodzący z jednego kompletu od jednego producenta; w przypadku szkła do napojów: jednolity wzór i rodzaj szkła, z którego zostały wykonane, pochodzących od jednego producenta,

- w przypadku sztućców: jeden producent, jednolity wzór, gatunek i zdobienia,

- estetyczny, tj. gustowny, czysty, dobrany do rodzajów potraw i dań,

- profesjonalny, tj. dostosowany do wymogów obowiązujących w gastronomii, posiadający niezbędne certyfikaty dopuszczające jego używanie w gastronomii.

- Obrusy, serwetki, przywieszki wykorzystywane podczas realizacji usługi muszą być czyste/wyprane, wyprasowane, kompletne w kolorze białym, ecru lub innym do uzgodnienia z Zamawiającym.

- W uzasadnionych przypadkach Zamawiający na prawo zażądać od Wykonawcy wymiany wyżej wymienionego sprzętu gastronomicznego.

- Wymagania dotyczące świadczenia:

• Usługi cateringowe będą świadczone na najwyższym poziomie, zgodnie z postanowieniami umowy i obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

• Dowóz posiłków zostanie zapewniony we wskazane przez Zamawiającego miejsce.

• Zapewnione zostanie bieżące sprzątanie i uporządkowanie pomieszczenia w trakcie i po zakończeniu danego spotkania.

• Wykonawca zapewni porcjowanie posiłków w miejscu świadczenia usługi i poda je w porcjach na osobę lub w formie bufetu (konsumpcja na stojąco lub siedząco).

• Posiłki nie mogą być przygotowane z produktów typu, instant (np. zupy w proszku, sosy w proszku itp.) oraz produktów gotowych (np. mrożone pierogi itp.).

• Wykonawca po zakończeniu spotkania doprowadzi miejsce świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia świadczenia (w szczególności odbierze naczynia i sztućce oraz inne materiały będące własnością wykonawcy, wykorzystywane w trakcie świadczenia usługi). Do obowiązków wykonawcy należy: odbiór pojemników i odpadów pokonsumpcyjnych niezależnie od ich ilości. Pojemniki oraz odpady pokonsumpcyjne będą zbierane po zakończeniu spotkania/wydarzenia.

• Wykonawca zobowiązany jest do sprzątnięcia pomieszczenia i usunięcia śmieci bezpośrednio po zakończeniu spotkania i przywrócenia sal i zaplecza do stanu pierwotnego. Czas trwania spotkania do „ostatniego gościa”.

• Wykonawca zobowiązany jest do stosowania się do uwag i zaleceń Zamawiającego w zakresie kwestii technicznych i organizacyjnych, dokładając przy tym należytej staranności wymaganej od profesjonalistów i zgodnie z zasadami prowadzenia działalności gospodarczej tego rodzaju, dbając jednocześnie o estetykę obsługi oraz serwowanego menu.

- Uwagi końcowe:

• Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przechowywania przez co najmniej 3 dni od daty ostatniego wydarzenia, próbek wszystkich oferowanych potraw, o krótkim okresie przydatności do spożycia, zgodnie Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 17 kwietnia 2007 r. w sprawie pobierania i przechowywania próbek żywności przez zakłady żywienia zbiorowego typu zamkniętego.

• Wykonawca zobowiązany jest do stosowania Ogólnych Warunków Świadczenia Usług Organizacji Imprez .

• Zamawiający zastrzega sobie prawo niewykorzystania całego asortymentu stanowiącego załącznik nr 4.

• Rozliczenie za zamówienia cateringu, będzie dokonywane na podstawie cen jednostkowych podanych w załączniku nr 4.

• Zamawiający zastrzega możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy w przypadku wykorzystania wszystkich środków finansowych.

c) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

- Zgodnie z formularzem cenowym- załącznik nr 4.

d) Lokalizacja Polskiego Wydawnictwa Muzycznego:

- al. Krasińskiego 11a, 31-111 Kraków

- ul. Fredry 8, 00-097 Warszawa

- oraz inne lokalizacje wskazane przez Zamawiającego w obrębie Krakowa i Warszawy.

II. Kryteria oceny ofert:

a) cena - 60%,

b) referencje - 30%

c) estetyka serwowanych potraw - 10%.

Ad a). Cena – 60% LC = A/Ab x 60 pkt

Gdzie: LC – oznacza liczbę punktów przyznanych w ofercie za kryterium cena

A – najniższa cena brutto z badanych ofert

Ab- cena brutto oferty badanej

LP (łączna liczba punktów) za wszystkie kryteria = LC ( cena) LR (referencje) +LK (estetyka serwowanych potraw) – wygrywa oferta z najwyższą liczbą punktów

Ad b). Referencje - 5 referencji sporządzonych w ciągu 6 ostatnich miesięcy poprzedzających termin składania ofert z zastrzeżeniem, że mają dotyczyć przygotowania usług cateringowych dla co najmniej 6 imprez na ponad 50 osób. (każda dostarczona referencja to 6 % czyli 6 pkt.) Ocena: min 0 pkt. – max 30pkt. Uwaga! Więcej niż 5 referencji odpowiadających wymaganiom Zamawiającego - 30pkt. Za kryterium „referencje” Wykonawca można uzyskać max 30 pkt.

Ad c). estetyka serwowanych potraw (10%) - przedstawienie dokumentacji zdjęciowej w postaci albumu/port folio serwowanych potraw 10 % (10 punktów) Ocena: min. 0 pkt. – max. 10 pkt. Za kryterium „estetyka serwowanych potraw” Ocena – punkty przyznawane komisyjnie. Wykonawca można uzyskać max. 10 pkt.

III. Termin realizacji zamówienia: - umowa do dnia 31.12.2016r. lub wcześniejszego rozwiązania w przypadku wykorzystania środków finansowych.

IV. Warunki płatności: - 30 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury.

V. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:

a) w sprawach merytorycznych przedmiotu zamówienia: Gabriela Szala, gabriela_szala@pwm.com.pl,

b) w sprawach proceduralnych: Małgorzata Karbownik, malgorzata_karbownik@pwm.com.pl

VI. Sposób przygotowania oferty:

Uprzejmie prosimy o złożenie oferty obejmującej realizację przedmiotu zamówienia opisanego w pkt. 1 niniejszego zapytania. Przesłana oferta powinna zawierać:

a) Wypełniony formularz oferty – zgodny z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia.

b) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2).

c) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (załącznik nr 3).

d) Formularz cenowy (załącznik nr 4).

e) Aktualny odpis z właściwego rejestru wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert

f) Kopia koncesji na alkohol – potwierdzona za zgodność kserokopii z oryginałem o napojów zawierających do 4,5 proc. alkoholu oraz piwa o napojów zawierających od 4,5 do 18 proc. alkoholu (z wyjątkiem piwa)

g) Kopia posiadanej obowiązkowej polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej - potwierdzona za zgodność z oryginałem.

h) Kopia zezwolenia z Sanepidu na prowadzenie usług cateringowych - potwierdzona za zgodność z oryginałem.

i) Kopia referencji sporządzonych w ciągu 6 ostatnich miesięcy poprzedzających termin składania ofert z zastrzeżeniem, że mają dotyczyć przygotowania usług cateringowych dla co najmniej 6 imprez na ponad 50 osób.

j) Dokumentacja zdjęciowa przedstawiająca estetykę serwowanych potraw w postaci albumu/portfolio.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia negocjacji doprecyzowujących zakres oferty.

VII. Termin przesłania oferty:

a. Prosimy o złożenie oferty do siedziby Zamawiającego w terminie do 27.05.2016 r. do godz. 15:00.

b. Termin obowiązania oferty: 30 dni od dnia upływu terminu składania Oferty.

c. Zamawiający dopuszcza przesłanie oferty wg wyboru podmiotu składającego ofertę:

- w formie pisemnej na adres siedziby Zamawiającego: al. Krasińskiego 11A, 31-111 Kraków, Sekretariat I, pok.107, Koperta powinna zostać opisana jako „Świadczenie usług cateringowych dla Polskiego Wydawnictwa Muzycznego w Krakowie i/lub Warszawie” 

- za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sekretariat@pwm.com.pl

- poprzez kuriera (decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki kurierskiej).

VIII. Informacje dodatkowe:

a) Postępowanie o udzielenie zamówienia nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 2164).

b) Wszelkie spory związane z udzieleniem zamówienia rozstrzyga Zamawiający, który zastrzega sobie prawo unieważnienia prowadzonej procedury bez podania przyczyny.

c) Koszty związane z udziałem w prowadzonej procedurze pokrywa Wykonawca ubiegający się o uzyskanie zamówienia bez względu na wynik prowadzonej procedury.

d) Zamawiający zastrzega sobie prawo zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o uzupełnienie oferty lub udzielenie wyjaśnień.

e) Wykonawca może złożyć ofertę na dowolnie wybraną lokalizację (Kraków, Warszawa).

f) Zamawiający skontaktuje się z wybranym Wykonawcą i poinformuje drogą mailową o wyborze oferty. Ponadto wybór danego Wykonawcy zostanie ogłoszony na stronie www.pwm.com.pl.