REGULAMIN
WYNAJMU SALI KONCERTOWEJ ORAZ SALI BANKOWEJ
POLSKIEGO WYDAWNICTWA MUZYCZNEGO (ODDZIAŁ W WARSZAWIE)

obowiązuje od 02.01.2020

§ 1
Definicje
 

1. Wynajmujący – Polskie Wydawnictwo Muzyczne z siedzibą w Krakowie 31-111, al. Krasińskiego 11a, wpisane do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod nr RIK 92/2016, nr NIP: 6762502246, REGON: 3637171113 (zwany również: PWM)
2. Najemca – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej dokonująca rezerwacji Sali Koncertowej lub Sali Bankowej w celu organizacji Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego oraz odpowiedzialna za jego organizację.
3. Sala Koncertowa – sala zlokalizowana w budynku Polskiego Wydawnictwa Muzycznego w Warszawie przy ul. Fredry 8, o powierzchni użytkowej 77,45 m2, zlokalizowana na I piętrze budynku.
4. Sala Bankowa – sala zlokalizowana w budynku Polskiego Wydawnictwo Muzycznego w Warszawie przy ul. Fredry 8, o powierzchni użytkowej 97,58 m2, zlokalizowana na parterze budynku.
5. Pomieszczenia przynależne - części składowe budynku PWM, choćby nawet nie przylegały bezpośrednio do Sali Koncertowej lub Sali Bankowej, lub były położone w granicach nieruchomości gruntowej poza budynkiem PWM, w szczególności: toaleta na parterze, aneks kuchenny na I piętrze, toaleta damska i męska na I piętrze oraz antresola na I piętrze ,o łącznej powierzchni 36,62 m2, niezbędne do zorganizowania Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego.
6. Wydarzenie – koncert, konferencja, warsztat, prezentacja, spektakl, widowisko artystyczne, projekcja filmowa, impreza estradowa, spotkanie autorskie, szkolenie lub inna impreza okolicznościowa organizowana przez Najemcę.
7. Wynajem - wstępna rezerwacja przez Najemcę Sali Koncertowej lub Sali Bankowej oraz Pomieszczeń przynależnych wraz z późniejszym potwierdzeniem rezerwacji.
8. Uczestnik – oznacza osobę biorącą udział w Wydarzeniu lub Wydarzeniu cyklicznym.
9. Wydarzenie cykliczne - wydarzenie, o którym mowa w pkt. 6 powyżej, powtarzające się regularnie w określonym przedziale czasowym (np. tygodniowym, miesięcznym, rocznym).
10. Regulamin – niniejszy dokument regulujący zasady udostępniania i użytkowania Sali Koncertowej lub Sali Bankowej.
 

§ 2
Przedmiot Regulaminu

1. Niniejszy Regulamin określa zasady udostępniania oraz użytkowania Sali Koncertowej lub Sali Bankowej oraz Pomieszczeń przynależnych, do których tytuł prawny posiada PWM.
2. Zakresem niniejszego regulaminu nie jest objęty najem Sali Koncertowej lub Sali Bankowej w celu dokonania w nich produkcji filmowej. Niniejsze szczegółowo reguluje umowa, każdorazowo zawarta z osobą zainteresowaną wynajęciem Sali Koncertowej lub Sali Bankowej w tym celu.
3. Regulamin obowiązuje Najemcę, Wynajmującego i Uczestników danego Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego.
4. Najemca nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania powierzchni PWM podmiotom trzecim bez pisemnej lub dokumentowej (mail) zgody PWM pod rygorem nieważności.
 

§ 3
Wynajem Sali Koncertowej lub Sali Bankowej

1. W celu Wynajmu Najemca zobowiązany jest dokonać wstępnej rezerwacji. Powyższe nie dotyczy Wydarzeń cyklicznych, w przypadku których rezerwacja może zostać dokonana w dniu, w którym odbywać się będzie wydarzenie zaliczane do Wydarzeń cyklicznych, ponad warunkiem, że sala której Wynajem dotyczy, będzie w danym dniu dostępna, tj. nie zostanie na podstawie niniejszego regulaminu udostępniona innemu podmiotowi.
2. Wstępnej rezerwacji można dokonać osobiście lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na co najmniej 1 (jeden) miesiąc przed planowaną datą Wydarzenia. Dopuszcza się dokonanie wstępnej rezerwacji w terminie krótszym niż 1 miesiąc, jednak pod warunkiem, że sala której rezerwacja dotyczy będzie dostępna w określonym terminie. Do Wydarzeń cyklicznych uregulowanie zawarte w ust. 1 stosuje się odpowiednio.
3. Wstępna rezerwacja oraz rezerwacja dotycząca Wydarzenia cyklicznego powinna zawierać co najmniej następujące informacje:
a) szacunkowa ilość Uczestników Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego,
b) data Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego,
c) godziny wynajmu Sali Koncertowej lub Sali Bankowej ,
d) lista osób odpowiedzialnych za organizację Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego ze strony Najemcy,
e) w przypadku korzystania z usług dodatkowych świadczonych przez osoby trzecie, działających na zlecenie Najemcy, w szczególności usług cateringowych - dane kontaktowe tych podmiotów,
f) inne niezbędne dane wymagane w treści formularza wniosku rezerwacyjnego, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.
4. Dla dokonania wstępnej rezerwacji oraz rezerwacji w ramach Wydarzenia cyklicznego wystarczające jest wysłanie skanu własnoręcznie podpisanego przez Najemcę - lub w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoby uprawnionej do jej reprezentowania - formularza wniosku rezerwacyjnego na następujący adres e-mail PWM: Ilona_Polak-Wroblewska@pwm.com.pl.
5. Wstępna rezerwacja musi zostać potwierdzona przez dokonanie ostatecznej rezerwacji w terminie do 2 (dwóch) tygodni od dnia planowanego Wydarzenia. Powyższe nie dotyczy rezerwacji, o której mowa w ust. 2 zdanie 2, w przypadku której PWM określić może inny termin na dokonanie ostatecznej rezerwacji oraz Wydarzenia cyklicznego, w przypadku którego rezerwacja może nastąpić w dniu, w którym odbywać się będzie Wydarzenie cykliczne, pod warunkiem dostępności Sali, której Wynajem dotyczy.
6. Ostateczna rezerwacja powinna być dokonana przez Najemcę za pośrednictwem poczty elektronicznej na w/w adres e-mail PWM lub osobiście w sekretariacie znajdującym się w budynku PWM. W tym terminie Najemca zobowiązany jest również potwierdzić lub dokonać ostatecznej zmiany wytycznych dotyczących zapotrzebowań technicznych (PWM dysponuje 100 krzesłami, 10 rozkładanymi stolikami cateringowymi i 2 stołami), a uzależnionych od ilości wszystkich osób uczestniczących w Wydarzeniu lub Wydarzeniu cyklicznym. Wynajmujący zobowiązuje się dostarczyć sprzęt, o którym mowa powyżej, zgodnie z zapotrzebowaniem, zaś za jego ustawienie i sprzątnięcie odpowiedzialny jest Najemca.
7. Ostateczna rezerwacja jest równoznaczna z zaakceptowaniem przez Najemcę warunków niniejszego Regulaminu oraz ceny zgodnej z cennikiem, stanowiącym Załącznik nr 2 do Regulaminu.
8. Skuteczność ostatecznej rezerwacji jest uzależniona od jej potwierdzenia przez PWM.
9. Potwierdzenie ostatecznej rezerwacji dokonywane jest przez PWM przez wiadomość e-mail według udostępnionych PWM danych teleadresowych Najemcy, w terminie do 3 dni roboczych od daty zgłoszenia ostatecznej rezerwacji. Powyższe nie dotyczy sytuacji, o której mowa w §3 ust. 2 zdanie 2, który to termin może być określony odmiennie oraz Wydarzenia cyklicznego, w przypadku którego potwierdzenie może nastąpić w dniu, w którym odbywać się będzie Wydarzenie cykliczne. Do Wydarzeń cyklicznych powyższe uregulowania zawarte w ust. 6 - 9 stosuje się odpowiednio.
10. Wynajmujący dopuszcza rezygnację przez Najemcę z terminu wynajmu Sali Koncertowej lub Sali Bankowej wskazanego we wniosku, o którym mowa w ust. 1, wyłącznie w terminie nie krótszym niż 2 (dwa) tygodnie od daty planowanego Wydarzenia. Brak powiadomienia Wynajmującego o ostatecznej rezerwacji, o której mowa w ust. 2, jest jednoznaczne z rezygnacją z wnioskowanego terminu oraz możliwością wynajmu Sali koncertowej lub Sali Bankowej przez PWM innemu podmiotowi bez prawa do odszkodowania lub utraconych korzyści. Powyższe nie dotyczy sytuacji, o której mowa w §3 ust. 2 zdanie 2, który to termin rezygnacji może być określony odmiennie oraz Wydarzenia cyklicznego.
11. Rezygnacja musi zostać zgłoszona przez Najemcę drogą mailową poprzez przesłanie stosownej wiadomości e-mail z adresu, przy pomocy którego dokonano rezerwacji lub osobiście w sekretariacie w budynku PWM.
12. W przypadku nieterminowej rezygnacji z rezerwacji, Wynajmujący uprawniony jest do żądania zapłaty pełnej opłaty za organizację Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego obliczonej na podstawie cennika. Powyższe nie dotyczy Wydarzenia cyklicznego, na które rezerwacja dokonywana jest w dniu, w którym ma odbyć się Wydarzenie cykliczne.
13. PWM zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia, odłożenia trwającego wynajmu Sali Koncertowej lub Sali Bankowej w przypadku okoliczności niezależnych od PWM oraz w takich przypadkach jak: zdarzenia losowe, żałoba narodowa, klęska żywiołowa, itp., o czym zobowiązuje się niezwłocznie po ujawnieniu się tych okoliczności, poinformować Najemcę w drodze telefonicznej lub poprzez przesłanie wiadomości e-mail.

§ 4
Opłata za wynajem

1. Stawkę odpłatności za wynajem Sali koncertowej lub Sali Bankowej oraz Pomieszczeń przynależnych określa cennik stanowiący Załącznik nr 2 do Regulaminu. Cennik został wprowadzony Zarządzeniem nr 26/2019 Dyrektora Polskiego Wydawnictwa Muzycznego z dnia 30 grudnia 2019 r. Stawki podane w cenniku są kwotami netto, do których doliczany jest podatek VAT w obowiązującej ustawowo stawce.
2. Faktura VAT z tytułu wynajmu Sali Koncertowej lub Sali Bankowej zostanie wystawiona i doręczona Najemcy w ciągu 7 dni od dnia w którym odbyło się Wydarzenie. Należności z tytułu najmu sali na Wydarzenie cykliczne rozliczane będą na podstawie faktury VAT, wystawionej na koniec miesiąca, w którym Wydarzenia cykliczne miały miejsce.
3. Najemca jest zobowiązany dokonać płatności przelewem na konto PWM wskazane na fakturze VAT, w terminie 14 dni od dnia jej wystawienia.

§ 5
Zasady organizacji Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego

1. Najemca otrzymuje dostęp do Sali Koncertowej lub Sali Bankowej w dniu Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego, w godzinach pracy Wynajmującego, tj. od 8:00 do 16:00 w każdym dniu roboczym tygodnia.
2. Wynajęcie Sali Koncertowej lub Sali Bankowej poza godzinami pracy Wynajmującego lub w dni wolne od pracy wymaga uprzedniego uzgodnienia z Wynajmującym. Najemca zobowiązany będzie do samodzielnego pokrycia dodatkowych należności z tego tytułu.
3. W sytuacji potrzeby skorzystania z Sali Bankowej lub Sali Koncertowej, w dniach poprzedzających Wydarzenie lub Wydarzenie cykliczne, co związane będzie w szczególności z koniecznością przygotowaniem Sali Bankowej lub Sali Koncertowej do Wydarzenia lub Wydarzenia Cyklicznego, próbami wykonawców itp. Najemca zobowiązany jest do zgłoszenia tego faktu Wynajmującemu we wniosku rezerwacyjnym. Wykorzystanie Sali Bankowej lub Sali Koncertowej w dniach, o których mowa powyżej podlega dodatkowej opłacie w wysokości 50 % opłaty za najem Sali Bankowej lub Sali Koncertowej na Wydarzenie lub Wydarzenie cykliczne, określonej w cenniku, za każdy dodatkowy dzień.
4. Wynajmujący może odmówić Najemcy możliwości Wynajmu, jeżeli stwierdzi, że charakter Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego w znacznym stopniu narusza dobre imię Wynajmującego lub jest niezgodny z jego działalnością statutową lub prawem.
5. PWM zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia Sali Koncertowej lub Sali Bankowej firmom, instytucjom lub organizacjom, które nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu we wcześniejszym terminie.
6. Liczba Uczestników mogących brać udział w Wydarzeniu lub Wydarzeniu cyklicznym przewidziana jest na maksymalną ilość osób: dla Sali koncertowej – 50 osób, dla Sali bankowej – 100 osób.
7. W wynajętej Sali Koncertowej lub Sali Bankowej obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu, papierosów elektronicznych.
8. Ze sprzętu będącego na wyposażeniu Sali Koncertowej lub Sali Bankowej można korzystać tylko na terenie Sali Koncertowej lub Sali Bankowej oraz za zgodą Wynajmującego.
9. PWM zastrzega możliwość korzystania przez Najemcę z fortepianu będącego w wyposażeniu Sali Koncertowej, po uprzednim zgłoszeniu takiego zapotrzebowania PWM. Uprawnionym do strojenia fortepianu jest wyłącznie osoba wskazana przez PWM. Najemca niezależnie od kosztów najmu Sali Koncertowej lub Sali bankowej zobowiązany jest do samodzielnego pokrycia dodatkowych kosztów związanych ze strojeniem fortepianu, w każdorazowo indywidulanie określonej wysokości.
10. W przypadku Wydarzeń lub Wydarzeń cyklicznych kilkudniowych Najemca zobowiązany jest do usunięcia z Sali Koncertowej lub Sali Bankowej wszelkich przedmiotów wartościowych, niebędących własnością PWM. Przedmioty pozostawione w Sali Koncertowej lub Sali Bankowej pomimo istniejącego zakazu nie podlegają ochronie przez PWM.
11. Najemca opuszczając Salę Koncertową lub Salę Bankową oraz Pomieszczenia przynależne po zakończeniu Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego zobowiązany jest przekazać je wraz z należnym do nich wyposażeniem Wynajmującemu. Sala Koncertowa lub Sala Bankowa muszą być wysprzątane oraz doprowadzone do stanu, w jakim zostały przekazane Najemcy.
12. Najemca wspólnie z pracownikiem Wynajmującego zobowiązani są sprawdzić stan Sali Koncertowej lub Sali Bankowej i Pomieszczeń przynależnych wraz z przekazanym Najemcy sprzętem, będącym własnością PWM. W przypadku uwag Najemca ma obowiązek zgłosić je w tym dniu pod rygorem braku możliwości powoływania się na swoje zastrzeżenia w terminie późniejszym.
13. Wynajmujący nie ma obowiązku promowania Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego Najemcy. Całością organizacji łącznie z działaniami promocyjno – marketingowymi zajmuje się Najemca.
14. Wynajem sali nie nosi znamion tzw. współorganizacji. Wynajmujący nie utożsamia się z Wydarzeniem lub Wydarzeniem cyklicznym, a jakiekolwiek wsparcie promocji ze strony Wynajmującego jest jedynie aktem jego dobrej woli i wynika z innych ustaleń określonych w zamówieniu najmu. W takim wypadku Strony ustalą dodatkowe koszty związane z działaniami promocyjnymi, w szczególności w postaci opłat za wydruk plakatów czy ulotek lub zamontowanie banerów reklamowych itp., które w całości poniesie Najemca.

§ 6
Odpowiedzialność Stron

1. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za treści pojawiające się na Wydarzeniu lub Wydarzeniu cyklicznym Najemcy oraz za jakość i poziom Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego. Odpowiedzialność za organizację Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego oraz wynikające z niego konsekwencje prawne czy społeczne, bierze w całości na siebie Najemca pełniący rolę organizatora.
2. Najemca ponosi odpowiedzialność za wszelkie zniszczenia i uszkodzenia elementów wyposażenia powstałe podczas Wynajmu Sali Koncertowej lub Sali Bankowej oraz szkody i straty powstałe na skutek ich kradzieży i zobowiązany jest do ich naprawienia na własny koszt w terminie 7 dni od daty wezwania. Najemca odpowiada względem Wynajmującego na zasadzie ryzyka.
3. Za szkody związane z działalnością osób trzecich świadczących na rzecz Najemcy dodatkowe usługi Najemca odpowiada wobec Wynajmującego jak za własne działania na zasadzie ryzyka.
4. Za szkody poniesione przez PWM oraz osoby trzecie spowodowane nieprzestrzeganiem przez Najemcę postanowień Regulaminu, Wynajmujący uprawniony jest do żądania naprawienia poniesionej szkody na zasadzie ryzyka.
 

§ 7
Obowiązki Najemcy

1. Podczas korzystania z Sali Koncertowej lub Sali Bankowej i Pomieszczeń przynależnych, Najemca zobowiązany jest do:
a) przestrzegania zakazu palenia papierosów, papierosów elektronicznych w obrębie całego budynku,
b) przestrzegania zasad związanych z charakterystyką budynku, w szczególności jego zabytkowym charakterem,
c) usunięcia wszystkich wniesionych instrumentów, sprzętu muzycznego, elementów dekoracji, materiałów szkoleniowych i innych po zakończeniu Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego,
d) przestrzegania zakazu przyklejania lub przypinania jakichkolwiek rzeczy ruchomych do substancji budynku lub do rzeczy ruchomych.
e) dbania o czystość pomieszczeń udostępnionych przez Wynajmującego,
f) pozostawienia pomieszczeń po Wydarzeniu lub Wydarzeniu cyklicznym w takim stanie, w jakim zostały przekazane,
g) zapewnienie dozoru odzieży wierzchniej pozostawionych w udostępnionych pomieszczeniach przez Uczestników Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego w Sali Koncertowej lub Sali Bankowej lub pomieszczeniu przynależnym w trakcie trwania Wydarzenia lub Wydarzenia cyklicznego,
h) szczegółowego określenia w zamówieniu wynajmu Sali Koncertowej lub Sali Bankowej zapotrzebowania (krzesła, stoły, ustawienie, itp.).
2. Najemca zobowiązany jest ponadto do stosowania powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zasad współżycia społecznego, zasad bezpieczeństwa p-poż, BHP i przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.
 

§ 8
Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2020 roku.
2. Akceptacja Regulaminu oznacza, iż Najemca w pełni świadomie zapoznał się z jego treścią i zrozumiał jego postanowienia oraz akceptuje go w całości.
3. PWM zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do obowiązującego Regulaminu. Wszystkie zmiany są wprowadzane na bieżąco do treści Regulaminu i publikowane na stronie internetowej Wynajmującego.
4. Wszelkie spory, mogące wyniknąć z tytułu najmu Sali Koncertowej lub Sali Bankowej poddaje się orzecznictwu Sądu właściwego dla siedziby PWM.


Załącznik nr 1 - Wzór formularza wniosku rezerwacyjnego

Polskie Wydawnictwo Muzyczne
al. Krasińskiego 11a
31-111 Kraków

FORMULARZ REZERWACYJNY SALI KONCERTOWEJ LUB SALI BANKOWEJ PRZY UL. FREDRY 8 W WARSZAWIE
NR REZERWACJI

NAJEMCA



TERMIN
data i godziny od – do


POTWIERDZENIE
REZERWACJI

CEL WYMAJMU
tytuł i temat spotkania, forma, charakter wydarzenia



PRZEWIDYWANA LICZBA UCZESTNIKÓW



DANE KONTAKTOWE OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZE STRONY NAJEMCY


IMIĘ I NAZWISKO



TELEFON


E-MAIL

USŁUGI DODATKOWE ŚWIADCZONE PRZEZ OSOBY TRZECIE


FIRMA

KONTAKT

INNE ISTOTNE INFORMACJE (w tym informacja o potrzebie skorzystania z sali na czas próby, adaptacji)



ZAŁĄCZNIKI



Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem wynajmu Sali Koncertowej lub Sali Bankowej Polskiego Wydawnictwa Muzycznego w Warszawie.


____________________________ ____________________________
Data i podpis osoby Data i podpis osoby wydającej zgodę
odpowiedzialnej z ramienia Najemcy

Załącznik nr 2 – Cennik


I. Sala Koncertowa:

• Do 3 godzin - 600,00 zł netto
• Do od 3 do 6 godzin - 800,00 zł netto
• Powyżej 6 godzin - 1000,00 zł netto


II. Sala Bankowa:

• Do 4 godzin – 800,00 zł netto
• Do od 4 do 8 godzin - 1200 zł netto
• Powyżej 8 godzin -1400,00 zł netto


• Stawka za najem może zostać ustalona indywidualnie, według indywidualnych potrzeb, w drodze negocjacji cenowych.

• Wynajmujący przewiduje dodatkowe rabaty na wynajem w przypadku Wydarzeń cyklicznych.

Załącznik

Regulamin Wynajmu Sali Koncertowej i Sali Bankowej PWM w Warszawie